リモートが多くなり、ますますメールなどでのやり取りが多くなってきましたね。
メールでも手紙でも、相手に失礼のない文章を書きたいものです。
ビジネス文章、あるいは法事やお祝いのための文章などは、検索すればテンプレートがわんさかと出てくるので、自分にしっくりくるものをチョイスして使うことができます。
しかし、最近ではコロナ禍の影響で直接挨拶することができない、都合を変更せざるを得ないなどのお詫び文を入れなければならないことも多いです。
実際、そのような文章代行のご依頼のも多くなってきました。
今回は、シーンやシチュエーション別に、どんな文面をどの程度の感じで書けばいいかについて、具体的に説明していきます。
1.ビジネスでの文面
ビジネスの場合、相手が取引先や顧客なのか、または社内なのかによって異なってきます。
1-1.社外に向けてのメール
取引先他社へのメールや顧客などに送るメールの場合は、内容を簡潔に伝えながらお詫びの気持ちを伝えることが重要です。
例）行事が中止になった時の報告とお詫び
| お世話になっております。
株式会社●●の○○○○です。 ×月×日（×曜日）開催の「△△△（行事名）」についてご連絡いたします。 新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の動向を鑑み、 △△△の開催を中止させていただくことになりました。 すでにご準備や日程調整をしていただいている段階でのご連絡となり、 誠に恐縮ではございますが、ご理解いただけますと幸いです。 今後の予定につきましては、決まり次第改めてご連絡差し上げる次第です。 ご迷惑をおかけして誠に恐縮ですが、何卒ご理解ご了承のほど、 よろしくお願いいたします。 今後とも宜しくお願いいたします。 |
ご覧いただいて分かるように、伝えることは以下の項目です。
- 会社名
- 自分の名前
- 日時
- 行事名（目的）
- 中止する旨
- その理由
- 迷惑をかけたお詫び
1-2.社内でのメールやチャット
社内に報告をする場合は、内容を分かりやすく簡潔に記述することが最優先です。
例）行事が中止になった場合の報告
| お疲れさまです。●●課の○○○○です。
×月×日（×曜日）開催の「△△△（行事名）」ですが、 このコロナ禍の動向を鑑みて中止することとなりました。 お手数ですが、各関係者へのご連絡をお願いいたします。 取り急ぎご連絡まで。 |
伝えることは社外よりも簡素でシンプルですが、余計なことを色々と書かないようにすることで、より伝わりやすくなります。
もしも別件で伝えたいことがある場合は、1、2行空けて「ところで」「別件ですが」とまとめるようにします。
2.プライベートの行事や柔らかい文面の場合
親戚や身内だけの行事（法事や家族の行事）、地域の行事などの場合は、自分の言葉で柔らかく表現したほうが、より伝わります。
例）コロナ禍で法事を欠席する場合
| この度は、故 ○○さんのご葬儀に出席することができず、大変申し訳ありません。
○○さんには生前、大変お世話になりました。 本来であれば直接お顔を拝見してお別れを言いたかったのですが、 新型コロナ感染がなかなか収まらない昨今、ギリギリまで考えましたが、 遠距離の移動はかえってご迷惑をおかけすると思い至り、参列を断念いたしました。 遠く東京からご冥福をお祈りするとともに、少しではございますがお香代をお送りいたします。 末筆ながら、ご家族も健康にお気をつけくださいませ。 |
例）地域の行事の延期のお知らせ
| コロナ禍において、皆さんいかがお過ごしでしょうか。
さて、×月×日（×曜日）開催の「△△△（行事名）」ですが、 新型コロナの収束の見通しが立たないため、 延期することとなりました。 楽しみにしていた皆様には、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。 今後の予定は決まり次第改めてお知らせいたします。 どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。 |
コロナの影響で変更する文章のまとめ
このコロナ禍では、誰もが「仕方ないよね」と思っていることでしょう。
しかし、その気持に甘えて察してもらうなどがないように、しっかりと事情や理由、経緯を伝えることが重要です。
また、相手を思いやる気持ちや今後もこの関係性は変わらないことを添えると良いでしょう。
ある程度親しい間柄等の場合は、「仕方ないことではあるけど申し訳ない」というお詫びの気持ちを伝えるような内容が好ましいです。さらに、場合によってはこちらの気持も添えて残念さを共有することも大切です。